Rellenar espacios en blanco

Este truco va en respuesta a una consulta que me hizo Richard.

Es muy útil para quienes arman formularios o recibos en Excel.

Necesitamos que cada vez que escribamos un texto, el espacio dejado en blanco se complete con guiones (o cualquier otro caracter).

Afortunadamente la solución es muy sencilla.

La solución NO viene por el lado de utilizar funciones de texto, sino por formatos.

Debemos hacer los siguiente:

Vamos a Formato de celdas (ctrl 1 es el atajo de teclado)En la pestaña Número, seleccionamos la categoría Personalizada y en Tipo ingresamos: @*-

Así no más: arroba asterisco guión (o el caracter que necesitemos).

Las tres partes del formato indican a Excel:

@: indica que es el formato para “texto”.*: para el resto del espacio visible-: complete con guiones.

Y listo!! Sin importar el ancho de la columna, siempre la completará con guiones, pero el contenido de la celda seguirá siendo el valor entrado (en este caso, simplemente la palabra “texto”).

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Encontrar datos duplicados en dos columnas

En el tutorial anterior les mencionaba dónde encontrar “Ir a …” en Excel 2007.

Ahora veremos un par de ejemplos. En el primero, simplemente buscaremos los números que no coinciden.

En el segundo, la utilizaremos para encontrar una fórmula mal ingresada.

Por ejemplo, asumamos que tenemos los datos como en las columnas del gráfico de la derecha.

Ejemplo 1: Encontrar datos diferentes

Las columnas son prácticamente idénticas, excepto por algunas filas donde los datos no coinciden.

¿Cómo podemos identificarlos fácilmente?

1. Seleccionamos el rango con los datos A3:B11.

2. Abrimos el menú “Ir a …” (Ctrl I es la forma más fácil)

3. Hacemos click en “Especial …“ y seleccionamos “Diferencia entre filas”. Con esto indicamos a Excel que queremos encontrar aquellos datos en cada fila que son diferentes.

Diferencia entre filas" alt="" src="http://www.blogger.com/DiferenciaFilas.jpg" height="323" width="440"> Ir a Especial -> Diferencia entre filas

4. Al oprimir “Aceptar”, Excel seleccionará todas las celdas de la segunda columna que no coinciden con la primera.

Ejemplo 2: Encontrar fórmulas que no coinciden.

Supongamos que tenemos el siguiente caso, donde en la primera fila tenemos unos datos que se ingresan y el la segunda unos resultados a partir de una fórmula.

Diferencias en fórmulas

En principio, no vemos nada raro. Los resultados de la fila 2 son el doble de la fila 1.

Por lo menos en B2, la fórmula es así, pero ¿Es así en las celdas C2, D2, E2 y F2?

Seleccionamos el rango B2:F2Ctrl I (abre el menú Ir a …)Especial …Diferencia entre filas

Me quedó marcada la celda D2, ¿por qué?

Si utilizamos “Mostrar fórmulas” veremos el porqué:

A pesar que los resultados se veían correctos, por alguna razón tenía pegado el valor 60 en lugar de la fórmula.

A través de “Diferencias entre filas”, logré identificar un error de fórmulas en esta fila.

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buscar valores en rangos

Descargar archivo de ejemplo.

He recibido muchísimas consultas sobre cómo asignar un valor o una “etiqueta” para distintos valores según el rango en que se encuentren.

Puede ser tanto el caso de asignar un porcentaje según el nivel de ventas alcanzado o poner una calificación según el rango de nota obtenida.

En este tutorial de Excel veremos este caso.

Tenemos la tabla con rangos que se muestra a la derecha y necesitamos que para cada nota nos asigne una calificación según el rango en que se encuentre.

Por ejemplo, si una nota es 6.8, la calificación será “Regular” o si es 8.7 será “Muy buena”.

Para esto utilizaremos BUSCARV. Ya vimos cómo funciona cuando necesitamos hacer una búsqueda exacta. Esto es, hay una asociación única entre dos valores. Si no recuerdas bien cómo utilizar la función, te invito a que repases antes ese tutorial.

Vamos a hacer el siguiente ejercicio:

En la columna A tenemos una serie de notas y queremos poner una calificación de texto en la columna B según la tabla que se encuentra en las columnas D a F.

Recordemos los parámetros de BUSCARV:

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])

donde:

valor_buscado: El valor que se quiere buscar. En este caso, la nota que se encuentra en la columna “A”.

matriz_buscar_en: La región que contiene la información que se quiere buscar. La primera columna de la región debe contener los números que se van a buscar.

indicador_columnas: el número de columna (dentro de la región) donde está el valor que esperamos devuelva la fórmula.

[ordenado]: En el caso de búsqueda exacta, este parámetro es FALSO. Pero para búsqueda aproximada, debemos utilizar VERDADERO.

IMPORTANTE!!! Cuando necesitamos trabajar con valores aproximados, la tabla debe encontrarse ordenada. Como vemos en este caso, los datos de la columna E (nuestra primera columna de la matriz) está ordenada de menor a mayor.

BUSCARV no lee rangos. Debemos asignar las calificaciones con el número a partir del cual EMPIEZA el rango.

Es por esto, que para el rango de 0 a 5.9 tenemos el cero en la columna E, para el rango de 6 a 6,4 tenemos el 6 y así sucesivamente.

Ya tenemos la matriz con los datos definida (E2:F7).

La fórmula que debemos ingresar en B2 (y copiar al resto de las celdas) es:

=BUSCARV(A2;$E$2:$F$7;2;VERDADERO)

Donde:

A2 tiene la nota que queremos buscar.$E$2:$F$7 tiene la matriz con las notas y calificaciones (los signos $ son para indicar que estas celdas son referencias fijas)2: Indica que necesitamos que la función devuelva el valor de la segunda columna del rango (es decir, el que se encuentra en la columna F)VERDADERO: Indicamos que es una búsqueda aproximada (de lo contrario, solo funcionará cuando las notas sean exactamente iguales a las que indicamos en la columna E).

Donde está “Ir a …” en Excel 2007?

“Ir a..” es una de esas maravillas ocultas que tiene Excel.

Especialmente todas las alternativas que tenemos dentro de “Especial …”

Ya iré desarrollando en distintos tutoriales todo lo que podemos hacer.

Antes que nada debemos saber dónde ubicarlo. La forma fácil es usar el atajo de teclado “Ctrl I” (en la versión en español).

También, como muy oportunamente comenta AlejoContreras, se puede utilizar F5.

Pero está bastante escondido para utilizar los botones.

En la pestaña de Inicio, vamos a Buscar y Seleccionar .

Al desplegar el menú, veremos varias opciones entre las que encontraremos tanto “Ir a …” como “Ir a Especial”.

Función Si con fechas – Función FECHANUMERO

A partir de un comentario de Anahí, me encontré con un problema muy frecuente en Excel: No funciona como se espera la función SI cuando la función lógica contiene una fecha.

Ejemplo, si escribimos:

=SI(I4<=20/06/2010;”fecha”;”vencido”), esperamos que compare el valor de I4 con la fecha 20/06/2010, pero no funciona.

Esto pasa porque nosotros queremos comparar el resultado de I4 con la fecha 20/06/2010, pero al expresar la fecha de esta forma, Excel interpreta que estamos haciendo un cálculo.

Entonces compara I4 con el resultado de dividir 20/6 y después dividirlo nuevamente entre 2010.

Por lo tanto, la función SI nos devuelve cualquier cosa.

Esta situación me sirve para presentar la función FECHANUMERO.

Esta función, “Convierte una fecha en forma de texto en un número que representa la fecha en código fecha y hora de Microsoft Office Excel” (fuente: Ayuda de Microsoft Excel).

La sintaxis es simplemente:

=FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Ejemplo:

FECHANUMERO(“20/06/2010?) devolverá 40349 que para nosotros no significa nada, pero para Excel significa 20 de junio de 2010 que es exactamente lo que necesitamos.

Por lo tanto, para resolver el problema mencionado al inicio de este tutorial, solamente debemos reemplazar la fórmula por:

=SI(I4<=FECHANUMERO(“20/06/2010?);”fecha”;”vencido”).

Y ya obtendremos el resultado que necesitamos.

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